Outsourcing kan kræve meget af din tid

Outsourcing kan kræve meget af din tid

Nu er der snart gået 5 uger hvor jeg har haft min filippinske forfatter til at skrive artikler til mig og på de 5 uger har jeg gjort mig en del erfaringer som jeg gerne vil dele lidt ud af.

Sørg for at have både en kort og en længere plan

Det kom nok lidt bag på mig hvor meget arbejde det egentlig har krævet at hyre en virtuel assistent der arbejder 40 timer om ugen for mig. Det skal siges, at jeg ikke har haft “ansatte” før og kun har brugt outsourcing på mere specifikke projekter som f.eks. “skriv 10 artikler om KEYWORD” og lignende.

Her er nogle af de ting som har taget tid:

  • Lave en plan der holder hende beskæftiget 40 timer om ugen
  • Skrive/optage udførlige vejledninger til hvad der skal laves
  • Følge op på at alt bliver gjort rigtigt, rette fejl og komme med yderligere vejledning
  • Tilrette planen i efterfølgende uger hvis den oprindelige plan ikke var helt perfekt
  • Udarbejde nye vejledninger hvis der ønskes nye opgaver udført
  • Løbende at afgøre hvor meget/lidt man selv ønsker at udføre

Ovenstående punkter virker måske ikke som noget særligt eller som noget der burde komme som en overraskelse, men jeg må indrømme, at det har brugt væsentligt mere af min tid end jeg havde forventet. Specielt er det nok kommet bag på mig hvor lidt “almindelige mennesker” ved omkring “vores” online verden.

Blot sådan noget som at “skrive et link med html” har været meget svært at forstå for hende.

Den positive del af historien

Der er jo intet der er så galt, at det ikke er godt for noget og specielt har det været en fordel for mig, at der er sket meget mere i min forretning, end der ellers ville have været.

Da hun hele tiden skal holdes beskæftiget, så er jeg blevet nødt til at få alt på plads og derfor har forretningen virkeligt rykket i de sidste 5 uger.

Så bortset fra at der er travlt, så er der kommet en masse godt ud af det.

Hvis du står i en situation hvor du har brug for at hyre en fuldtids outsourcing person, så kontakt mig endelig. Måske jeg kan give dig lidt råd med på vejen.

/Mikael

Kommentarer

  1. skriver

    Helt enig, outsourcing (især til Østen) kræver ofte langt længere tid, end man umiddelbart regner med.

    Alene tidsforskellen kan være en stor udfordring.

    Man ringer ikke lige op (læs: Skyper) for at få afklaret et hurtigt, lille spørgsmål. Som regel er der kun et 2-3 timers “vindue”, hvor man kan komme i kontakt med hinanden. Og projekter kan nå at køre rigtigt meget af sporet pga. dette, eller der kan nemt opstå misforståelser, fordi man ikke lige har muligheden for at få ting afklaret konstant.

    Jeg ved ikke om dette direkte kan overføres til virtuelle assistenter. Men det er ihvert fald nogle af de erfaringer jeg har gjort mig med outsourcing af større projekter.

  2. skriver

    Hej Mikael,
    Rigtig spændende læsning – det er meget fascinerende.
    Har du et specifikt bud på, HVOR meget tid, du egentlig bruger på din VA – er det fx 1 time om dgen – eller mere?

    Vi er også i mit firma på udkig efter mulighederne for at outsource til et billigt land – fx Philipinerne, hvis det viser sig optimalt. MEN vi er i en lidt anden situation, idet det ikke er en skribent eller VA vi leder efter – ja faktisk slet ikke relateret til IM som sådan p.t., men simpelthen en descideret programmør..
    Hvis du alligevel har råd med på vejen, hører jeg naturligvis meget gerne om det. 🙂

  3. Mikael skriver

    @Søren,
    jeg tror ikke helt at det kan sammenlignes, men ingen tvivl om at tidsforskellen kan give problemer. Nu er jeg så heldig, at min VA arbejder på mange underlige tider da hun er sygeplejerske ved siden af og hendes vagter varierer meget. Men det kan man jo ikke altid regne med.

    @Christian,
    det kommer rigtig meget an på opgaven, så jeg kan ikke give dig et godt bud. Hvis hun f.eks. leverer 6 artikler om dagen og jeg selv ønsker at uploade dem på 5 forskellige article directories, så kommer det an på hvor hurtig jeg er.

    Hvis jeg lader hende gøre det (det har jeg også prøvet), så skal jeg bruge en del mere tid i forberedelsesfasen, da jeg så skal komme med gode fængende titler, give hende en resourcebox hun kan bruge (jeg har pt. opgivet at lære hende hvordan man gør) osv.

    I starten optog jeg også nogle videoer hun kunne se og da jeg ikke gør det så meget i videoer (endnu) så tog det jo også lige lidt tid.

    Alt i alt har jeg nok brugt ca. 6 timer om ugen på vejledning, opfølgning mv. Det er naturligvis ikke meget, men når det kommer udover hvad jeg ellers har sat mig for at skulle lave så ender det jo med lidt mindre søvn 🙂

    Jeg fortryder intet og vil stadig VARMT anbefale at man hyrer en VA! Jeg prøver blot at sige, at man vil stå sig godt ved at have lavet en rigtig god plan (og evt. træningsmateriale) INDEN man sætter i gang.

    Man kan ikke forberede alt, men man kan godt gøre mere end jeg havde gjort *lol*

  4. skriver

    Hej Mikael
    Først og fremmest tak for dit gode podcast “The Industrious Geeks” – jeg lytter fast til det og får meget ud af det!

    Jeg er direktør for det danske forlag Scandinavia. Vi har oursourcet alle tidstunge opgaver samt trykning i årevis – men jeg er nu blevet tændt på ideen om at delegere alle rutine opgaver og alt hvad der kan videregives.

    Jeg har browset lidt rundt på onlinejobs.ph efter en grafikker, men der er så mange og mange af dem skriver at de er “The best in the World” eller ekspert, hvilket nok ikke er tilfældet. Har du nogen ideer om hvad jeg kan gøre for at finde et godt match? (altså udover de tips du nævner i podcastet – ikke hyre mænd i 20’erne mm.)?

    • Mikael skriver

      Hej Jacob,

      Selv tak da. Håber også du vil lytte med på mit nye Antphilosophy Podcast: http://www.antphilosophy.com/category/interviews/

      Mht. outsourcing, så er det noget der tager tid at lære og alle personer er forskellige. Et par gode råd der har virket for mig er dog følgende:

      1) Få dem til at vise dig det stykke arbejde de tidligere har lavet, som de er mest stolt af. Det giver det et indblik i deres smag og stil.

      2) Få dem til at lave en lille testopgave. Det viser dig både om I kan kommunikere og forstå hinanden og du kan se om vedkommende kan gøre det du gerne vil have, til den rette tid og den rette pris.

      3) Sørg for at skære ALT ud i pap. Jo bedre og mere udførligt du kan forklare det, desto større succesrate. Video er også rigtig godt at bruge når der skal forklares.

      Resten vil handle om at forsøge nok gange og acceptere, at man også selv skal lære at kommunikere med folk som lever et sted langt fra Danmark. Det er ikke altid lige let. 🙂

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *

Send en mail til mig, når der kommer nye kommentarer.